凡有外事接待任务，必须向校长报告请示；

根据校长的指示，承办人拟订具体接待方案，报校长批准；重要的外事活动，接待方案同时报市外办；

承办人召集有关办、处负责人会议，具体落实接待的有关筹备工作，并负责检查筹备工作的进展和落实情况；

根据友好对等的礼遇原则，安排学校领导人参加有关迎候、会见、会谈、陪同等活动；

外方赠送的礼品，凡属送给学校的，一律交学校档案室办理登记手续并妥善保管；
    赠送给学校领导个人的小礼品（如领带、徽章等）接受人不须上缴；
    外方赠送给学校领导个人较贵重的礼品，接受人应上缴学校统一处理；

在外事活动的整个过程中，所有人员应遵守外事纪律，学校保密工作人员要参与工作，防止泄密。